STARKES TEAM – DKMS UND FAS AG SCHLIESSEN GEMEINSAMES PROJEKT „SAP 2.0“ ERFOLGREICH AB

Stuttgart/Tübingen

Am 28. Juni 2017 feierten ca. 35 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der DKMS gemeinnützige gGmbH (DKMS) und der WTS Advisory gemeinsam den erfolgreichen Abschluss des Projektes „SAP 2.0“ in der Zentrale der DKMS auf Schloss Kreßbach in Tübingen. Nach mehr als 19 Monaten intensiver Projektarbeit in einem rund 40-köpfigen Team an den Standorten Dresden, Tübingen, Köln, Warschau, London und New York ist die Konzeption und Implementierung des neuen SAP-Systems gelungen. Damit schafft die DKMS – mit Hilfe des Finanzberatungsunternehmens WTS Advisory – die Voraussetzungen für eine Harmonisierung des Rechnungswesens und Controllings, mehr Transparenz und Effizienz sowie eine zukunftssichere IT-strategische Neuausrichtung.

Alle 15 Minuten erkrankt in Deutschland ein Mensch an Blutkrebs. Weltweit gesehen sogar alle 35 Sekunden. Eine große Herausforderung für eine gemeinnützige Organisation wie die DKMS, die ihre Aufgabe auch zunehmend international wahrnehmen möchte. Ein Grund dafür, in professionelle und zukunftsfähige Systeme zu investieren – vor allem auch im Bereich der Finanzorganisation.

„Die DKMS stellt sich seit ihrer Gründung im Jahr 1991 einer großen Herausforderung – den Blutkrebs weltweit zu besiegen. Dafür ist es neben der Gewinnung von gut informierten, motivierten Stammzell- und Geldspendern und der bedingungslosen Fokussierung auf das Patientenwohl unter anderem auch notwendig, qualitativ und quantitativ anspruchsvolle Reportinginformationen als Grundlage von Entscheidungs- und Informationsprozessen zur Verfügung zu stellen“, so Sirko Geist, CFO bei der DKMS gGmbH.

Der Startschuss für das gemeinsame Beratungsprojekt fiel Ende 2015 mit einer Analysephase. Diese sollte das Optimierungspotential im Finanz- und Rechnungswesen aufzeigen und gleichzeitig wichtige Erkenntnisse für das Umsetzungsprojekt liefern. Neben lokalen Besonderheiten an den unterschiedlichen Standorten mussten auch die speziellen regulatorischen Anforderungen für Non-Profit-Organisationen berücksichtigt werden.

Kernpunkte der Hauptprojektphase waren die Einführung eines einheitlichen SAP-Systems, die Neuausrichtung des Controllings sowie die Umstellung der führenden Bewertung in SAP auf International Financial Reporting Standards (IFRS). Mit dem einheitlichen Reporting nach IFRS sollen die internationalen DKMS-Standorte zukünftig länderübergreifend vergleichbare Controllingzahlen liefern. Für die parallele Abbildung der jeweils lokal verpflichtenden Rechnungslegungsnormen und IFRS, wird auf die Funktionalität des neuen Hauptbuchs (NewGL) von SAP zurückgegriffen. Herzstück des neu ausgerichteten Controlling-Ansatzes bilden die Module SAP CO und SAP PS, die so ausgestaltet wurden, dass sie den Finanzabteilungen und Budgetverantwortlichen noch mehr Transparenz über Mittelherkunft und -verwendung in den verschiedenen Organisationen der DKMS-Familie bieten sollen.

„Mit der standortübergreifenden Einführung von IFRS als einheitliche und transparente Reporting-Standards ist die DKMS ein Vorreiter unter den gemeinnützigen Organisationen. Gemeinsam mit unserem langjährigen SAP-Partner, der PIKON Deutschland AG, ist es gelungen, ein System aufzubauen, das den speziellen Anforderungen der DKMS als professionelle und international engagierte Non-Profit-Organisation Rechnung trägt.“, so Sebastian Braun, projektverantwortlicher Manager bei der WTS Advisory.

Für die Bereiche Einkauf, Bestandsführung und Rechnungsprüfung wurde an zwei deutschen Standorten das Modul Materialwirtschaft (SAP MM) eingeführt. Ein Roll-out auf weitere ausländische DKMS-Standorte ist sukzessive angedacht. Die Auftragsverwaltung und Fakturierung wird im Zuge der Neu-Implementierung einheitlich über das SAP Vertriebs-Modul (SAP SD) abgewickelt. Über Schnittstellen zum CRM- und medizinischen System, wurde das SAP System in die neu ausgerichtete DKMS IT-Systemlandschaft eingebettet.

Während die Standorte in Deutschland und Polen bereits seit dem 1. Januar 2017 mit dem neuen System arbeiten, erfolgte der Produktivstart in Großbritannien und den USA zum 1. April 2017.

„Schon während der Ausschreibungsphase hat uns die WTS Advisory durch kompetentes Auftreten, gepaart mit hoher Kundenorientierung, überzeugt. Am Ende stand eine Entscheidung für die WTS Advisory, die wir zu keiner Zeit des Projektes bereut haben. Insbesondere die hohe Kundenorientierung bzw. Flexibilität der WTS Advisory hat in kritischen Projektphasen entscheidend geholfen, die eigene Organisation wirkungsvoll zu stützen. Für mich der entscheidende Schlüssel für die fristgerechte und erfolgreiche Fertigstellung des Projektes.“, bedankt sich Heiko Mertens, Abteilungsleiter Rechnungswesen und Controlling bei der DKMS gGmbH. „Wir haben nun eine zukunftsorientierte Basis für unseren Finanzbereich und sehen den Aufgaben entspannter entgegen.“.

„Wir freuen uns, heute gemeinsam mit der DKMS den erfolgreichen Abschluss unseres Projektes feiern zu können und sind stolz, damit einen kleinen Beitrag zu dieser wichtigen gemeinnützigen Arbeit geleistet zu haben. In den vergangenen Monaten sind wir Teil der DKMSFamilie geworden und werden ihr auch in Zukunft als Berater sowie als Mitglied im Club der 1.000 zur Seite stehen.“, resümiert Jürgen Diehm, mandatsverantwortlicher Partner bei der WTS Advisory, das Projektabschlussevent auf Schloss Kreßbach.

Über die DKMS Familie

Die DKMS gemeinnützige GmbH sucht und vermittelt Stammzellspender für Menschen mit Blutkrebs und anderen Erkrankungen des blutbildenden Systems. Mit über 7 Millionen Registrierten weltweit und über 63.000 ermöglichten Stammzelltransplantationen ist sie die größte internationale Stammzellspenderdatei. Mit dem Ziel, gemeinschaftlich noch mehr Leben zu retten, engagiert sich die DKMS seit 2013 verstärkt in der Forschung und weitet ihre Arbeit auch auf andere Länder aus. Bisher ist sie neben Ihren Standorten in Deutschland, auch in den USA, Polen, Spanien und Großbritannien vertreten. Weitere internationale Standorte sind in Vorbereitung.

Über die WTS Advisory

Die WTS Advisory ist ein unabhängiger, innovativer Lösungsanbieter für zielorientierte Beratung, aktive operative Unterstützung und effizientes Outsourcing der Finanzfunktionen von Unternehmen sowie bei Bewertungsanlässen und Transaktionsprozessen. Hauptsitz der Gesellschaft ist in Stuttgart mit weiteren Standorten in Düsseldorf, Frankfurt am Main, München, Leipzig, Zürich und Wien.